„Ohne Spond wäre die Verwaltung unseres Padel Zug Club das reinste Chaos.“
Wie ein schnell wachsender Padel-Club in Zug, Schweiz, mithilfe einer App zur Verwaltung von Sportvereinen dafür sorgt, dass seine Matches trotz der Hauptberufe der Mitglieder gut besucht, gut organisiert und überschaubar bleiben.
Als Marco Rafael und Richard ihren Padel-Club in Zug, Schweiz, mitbegründeten, hatten sie ein Ziel vor Augen: den Leuten das häufigere Spielen zu erleichtern. Doch sie besitzen keine eigenen Plätze. Sie mieten Zeitfenster bei einem Anlagenbetreiber, weshalb jede Spielrunde von einer straffen Planung, klaren Fristen und der richtigen Anzahl an Spielern abhängt.
Vor Spond hatten sie die üblichen Mittel ausprobiert. „Wir haben versucht, es über WhatsApp und andere Tools zu erledigen.“, sagt Marco. „Dafür war es nicht gedacht. Spond ist die erste Plattform, die tatsächlich auf die Bedürfnisse unseres Vereins zugeschnitten ist.“
Heute zählt der Verein rund 75 aktive Mitglieder und hat eine lange Warteliste. An den meisten Wochentagen finden Trainings statt, und der Verein nutzt die „Spond“, um Anmeldungen, Kommunikation und Zahlungen im Griff zu behalten.
Eine wöchentliche Routine, die sie tatsächlich in Teilzeit bewältigen können
Für Richard geht es nicht nur um Bequemlichkeit. Es geht darum, ob es überhaupt möglich ist, den Verein neben der Arbeit zu führen. „Wenn ich schätzen müsste… würde ich sagen, ich investiere etwa acht Stunden pro Woche“, sagt er. „Und ich würde sagen, ohne Spond müsste sich dieser Zeitaufwand wahrscheinlich verdoppeln.“
Marco stimmt zu, dass es ohne eine geeignete App zur Verwaltung von Sportvereinen unrealistisch wäre, dies nebenbei zu erledigen. „Unmöglich. Einfach unmöglich.“
Genau dieser Zeitdruck ist der Grund, warum ihr Arbeitsablauf so wichtig ist. Richard wirft jeden Tag einen kurzen Blick auf Spond, um für die nächsten Sitzungen vorzusorgen. „Ich schaue täglich kurz rein … um zu sehen, wie es für den nächsten Tag aussieht. Wenn sich genug Leute angemeldet haben, ist alles in Ordnung. Wenn nicht, ergreife ich Maßnahmen.“
Dank fester Platzzuweisungen und einer Bestätigungsfrist bietet Spond ihnen eine verlässliche Möglichkeit, Termine frühzeitig zu besetzen und Chaos in letzter Minute zu vermeiden.
„Wir haben feste Zeitfenster. Wir erstellen die Veranstaltungen in Spond und laden die Leute ein. Wenn sie ausgebucht sind, ist das in Ordnung.“
Wartelisten und Nachrichten, die Sitzungen aufrechterhalten
Menschen werden krank, Pläne ändern sich und Plätze werden frei. Anstatt endloser Chat-Diskussionen kann der Verein Spieler schnell ersetzen und die Spielzeit optimal nutzen.
„Wenn ich eine Nachricht wie ‚Ich bin krank, kann mich jemand vertreten?‘ bekomme, schaue ich auf der Warteliste nach und kontaktiere jemanden. ‘Diese Person fällt aus. Hast du noch Zeit?‘“
Außerdem nutzen sie die Kommentarfunktion der Veranstaltung, um praktische Informationen weiterzugeben, damit die Teilnehmer auch dann gut vorbereitet erscheinen können, wenn kein Veranstalter vor Ort ist.
„Ich mache einen Screenshot vom Zugangscode und der Angabe, um welches Gericht es sich handelt, und sende ihn als Kommentar zu diesem Termin. So wissen die Teilnehmer, wohin sie gehen müssen.“
Gruppen, die mit dem Verein mitwachsen
Als die Mitgliederzahl wuchs, reichte eine einzige große Gruppe nicht mehr aus. Es bedürfte einer Einteilung nach Leistungsstufen, damit die Trainingseinheiten Spaß machen und fair bleiben. „Am Anfang hatten wir nur eine große Gruppe“, sagt Richard. „Jetzt haben wir eine Gruppe, in der alle mitmachen, und daneben weitere Untergruppen für die verschiedenen Leistungsstufen.“
Diese Umstellung ermöglichte es ihnen, mehr Aktivitäten über eine einzige App zur Verwaltung von Sportvereinen zu organisieren, ohne dass der Verwaltungsaufwand im gleichen Maße zunahm. Die Leistung des Vereins hat sich gesteigert, während der Arbeitsaufwand überschaubar bleibt.
„Früher hatten wir viel weniger zu tun, wahrscheinlich weniger als die Hälfte, und wir haben wahrscheinlich genauso viel Zeit aufgewendet, wenn nicht sogar mehr.“
Mit einer App zur Verwaltung von Sportvereinen Zahlungen nachverfolgen
Bei wöchentlichen Terminen vereinfacht Spond auch die Zahlungsabwicklung. Zunächst wird die Teilnahme bestätigt, und sobald der Termin feststeht, wird in Spond eine Zahlungsaufforderung versendet. „Sobald sich genügend Teilnehmer angemeldet haben, versenden wir die Zahlungsaufforderung für diese Veranstaltung.“
Dieser Ansatz sorgt für eine übersichtliche Verwaltung des Vereins und erleichtert die Nachverfolgung der eingegangenen Zahlungen.
„Du hast immer noch die historische Übersicht über alle Veranstaltungen“, sagt Richard. „Und wenn wir das Geld einziehen, haben wir die Historie. Wir können sehen, wer bezahlt hat und wer nicht. Das ist wirklich toll.“
Außerdem ermöglicht es ihnen einen einfachen Zahlungsfluss von den Mitgliedern zum Betreiber der Einrichtung. „Dann stellen wir ihnen die Rechnung über Spond“, sagt Richard, „und leiten das Geld später an den Betreiber der Einrichtung weiter.“
„Ohne eine App zur Verwaltung von Sportvereinen wäre das nicht möglich.“
Wenn man sie fragt, was sich durch Spond verändert hat, kommen beide auf denselben Punkt zurück: Ohne Spond wäre das Wachstum des Vereins nicht nachhaltig.
„Was wir derzeit in Spond tun, hätten wir mit unserem früheren System gar nicht machen können“, sagt Richard. „Das wäre das reinste Chaos gewesen.“
Und es gibt keine Versuchung, zurückzukehren. „Ich würde niemals zurückwollen“, sagt er. „Das wäre ein Albtraum.“
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