Eine Plattform, 80 % weniger Verwaltungsaufwand
2020 gründeten insgesamt 22 Gründungsmitglieder den Verein Sonne im Paradies e.V., darunter auch Schatzmeisterin Mandy Necke und Vorstandsvorsitzender Holger Necke. Zunächst war es nur eine einfache Idee: eine Beachvolleyball-Community rund um den Strandschleicher und eine Anlage im Paradiespark aufzubauen. Fünf Jahre später hat sich der Verein zu einer lebendigen Organisation mit über 300 Mitgliedern, Aktivitäten im Sommer und Winter, Jugendcamps und großen Turnieren entwickelt. Darunter eine große Wohltätigkeitsveranstaltung, bei der Geld für krebskranke Kinder gesammelt wird.
Wachstum ist spannend. Verwaltung… weniger.
Laut Mandy haben sie durch Spond jetzt etwa 80 % weniger zeitlichen Aufwand mit der Organisation.
„Wir hatten WhatsApp und haben auch eine andere App ausprobiert.” erklärt Holger. „Dann haben wir Spond entdeckt – und waren begeistert. Es vereint alles, was wir brauchen.”
„Jeder kann sehen, was los ist – es ist transparent”
Vor Spond war die tägliche Koordination langsam und chaotisch: kurzfristige Absagen, endloses Hinterherlaufen und Nachrichten-Dschungel, in denen wichtige Details untergingen.
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Mandy beschreibt den Unterschied:
„Wenn man WhatsApp hat und jemand sagt: ‚Ich bin krank und kann nicht spielen‘, muss man jemanden anderen finden, ihm schreiben, auf Antworten warten und dann wieder allen Bescheid geben. In Spond ist alles so transparent – jeder kann sehen, was los ist.“
Diese Transparenz hat die Art und Weise verändert, wie der Volleyballverein Trainings und Veranstaltungen organisiert:
„Es ist viel einfacher für uns, die gesamte Kommunikation und Organisation dieser Veranstaltungen zu bewältigen.“
Eine Plattform für jede Gruppe (und jedes Alter)
Sonne im Paradies organisiert Aktivitäten für alle Niveaus – von Freizeit- bis zu Halbprofessionellen Spielen. Dazu kommen noch Jugendgruppen, Schulprojekte und Ferienlager. Die Herausforderung bestand nicht nur darin, zu kommunizieren, sondern auch darin, mit den richtigen Personen zu kommunizieren.
„Wir haben unterschiedliche Strukturen für Mitglieder und Nichtmitglieder sowie für unterschiedliche Altersgruppen“, sagt Mandy. „Es war sehr gut, die verschiedenen Gruppen zu verwalten.“
Ihr Ansatz ist einfach: Grundlegende Informationen werden auf der Website geteilt – dann werden die Leute schnell zu Spond weitergeleitet und den richtigen Gruppen zugeordnet, sodass sie sofort die für sie relevanten Trainings, Veranstaltungen und Updates sehen.
Heute nutzen sie Spond für fast alles: Veranstaltungen, Anwesenheit, Nachrichten, Kommentare, Umfragen, Zahlungen und Ankündigungen.
„Ehrlich gesagt, wickeln wir fast alles über Spond ab – ich würde sagen, wir nutzen etwa 90 % der Funktionen, die die App bietet.“
“80 % weniger Verwaltungsaufwand”
Auf die Frage, was sich seit der Einführung von Spond am meisten verbessert hat, antwortete Mandy ohne zu zögern:
„Im Vergleich zu früher verbringen wir etwa 80 % weniger Zeit mit der Organisation.“
Da Spond die Anwesenheit, Updates und Kommunikation an einem Ort verwaltet, verbringt Sonne im Paradies weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben und hat mehr Zeit für Trainings, die Begrüßung neuer Mitglieder und die Organisation von Großveranstaltungen für die Community.
Integrierte Sicherheitsvorkehrungen für die Kommunikation mit Jugendlichen
Da Kinder und Jugendliche im Verein sind, brauchten Mandy und Holger ein Kommunikationssystem, das sich nicht nur bequem, sondern auch sicher anfühlt. Vor Spond jonglierten sie mit WhatsApp und E-Mails, was die Kontrolle darüber, wer wem Nachrichten schicken konnte und was die Eltern sehen konnten, erschwerte.
Mit Spond ist der Unterschied laut Mandy ganz einfach: Die Eltern haben eine bessere Übersicht und die Kommunikation mit Jugendlichen ist standardmäßig besser geschützt.
„Eltern können sehen, was ihr Kind macht, und die Kindergruppe ist geschützt – nicht jeder hat Zugriff. Das ist für uns viel besser.“
Zahlungen an einem Ort wie alles andere
Für Sonne im Paradies gehört das Einziehen von Gebühren einfach zum Veranstalten von Events dazu – und sie finden es gut, dass dies in derselben Plattform integriert ist, die sie bereits für die Kommunikation und die Anwesenheit nutzen.
„Es ist möglich, die Turnierteilnahme in der App zu bezahlen. Das ist großartig für uns“, sagt Holger.
Da die Zahlungen mit der Veranstaltung verbunden sind, bleibt alles in einem Fluss – das macht es für die Mitglieder einfacher zu bezahlen und für den Verein einfacher, den Überblick über die eingegangenen Zahlungen zu behalten.
„Der erste Schritt ist wirklich, zu Spond zu kommen“
Für Sonne im Paradies war die größte Veränderung nicht eine einzelne Funktion – es war die Tatsache, dass nun alles an einem Ort für alle Gruppen und Altersklassen zu finden ist.
„Die Kommunikation ist professioneller […] sie ist jetzt schneller – und es ist einfacher, die verschiedenen Gruppen zu erreichen.“
Heute wird fast der gesamte Verein über die App verwaltet, sodass Mitglieder, Eltern und Trainer auf einer Plattform zusammenkommen und der Verwaltungsaufwand deutlich geringer ist.
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