WhatsApp er et flott verktøy for å holde kontakten med kamerater, men det er et helt annet produkt når det gjelder å administrere et stort team eller en gruppe. I disse dager, med forbedret databeskyttelse og viktige sikringsansvar, er en app som ikke tilbyr noen garanti for tilsyn eller sporbarhet et stort nei, og kan til og med få gruppeadministratorer og trenere i trøbbel med loven. Nettopp dette er grunnen til at klubber som Banbury Hockey bytter til dedikerte teamadministrasjonsplattformer som Spond.
Flere og flere klubber og lag stopper bruken av meldingsapper, for eksempel WhatsApp, ettersom de gjør det mer komplisert å oppfylle juridiske og regulatoriske krav pålagt av GDPR i Europa og lignende lover som innføres i mange amerikanske stater, for eksempel Californias CCPA. I stedet henvender de seg til dedikerte administrasjonsplattformer for idrettslag som Spond, som tilbyr et mer tilgjengelig og kompatibelt verktøy for administratorer, medlemmer og foreldre/foresatte for å holde kontakten.
Banbury Hockey Club er bare ett eksempel på en klubb som nå forbyr WhatsApp som et meldingsverktøy for alle lagene sine, uavhengig av alder eller ansiennitet. Kasserer Gary White forklarte: «Med så mange regler som nå gjelder for idrettsklubber, spesielt de med medlemmer under 18 år, trenger du de riktige verktøyene for å sikre at retningslinjene for data og beskyttelse overholdes.
“Vi hadde lag som brukte forskjellige plattformer, inkludert WhatsApp, og det ble fort veldig komplisert. Noen lag har for eksempel både junior- og seniormedlemmer. Et seniormedlem kan legge ut innhold i en melding, kanskje småting, som ikke var støtende i seg selv, men kunne anses som upassende for et yngre publikum, og det er selvsagt problematisk, så vi trengte en plattform der vi kunne sette regler som passer og hvor vi kunne holde øye med ting.
“WhatsApp er et flott meldingsverktøy, men der det kreves tilsyn og ansvarlighet, er det rett og slett ikke like egnet. Vi må være i stand til å holde oversikt over samtalene våre medlemmer har og, enda viktigere, vite at en oversikt over alle interaksjoner er oppbevart slik at det kan vurderes i fremtiden om nødvendig. Derfor tok vi beslutningen som klubb om spesifikt å forby bruken av WhatsApp for medlemskommunikasjon.”
Trine Falnes, administrerende direktør i Spond, kommenterte: “Banbury Hockey er ikke den første sportsklubben eller laget som forbyr WhatsApp, og det vil ikke være det siste. Under GDPR i Storbritannia, og lignende lover andre steder, er samtykke bare gyldig hvis giveren er fullt informert, det er fritt gitt og like enkelt å trekke tilbake som det er å gi. Med meldingsapper som WhatsApp er dette rett og slett ikke mulig, og jeg mener det ikke som en kritikk; det er rett og slett ikke det de er laget for å gjøre.
“For idrettsklubber som mottar en forespørsel om tilgang (SAR) under GDPR, er det også viktig at de kan få tilgang til og hente all kommunikasjon knyttet til den enkelte som sender forespørselen. Hvis dataene er i WhatsApp, kan de bli slettet av brukerne, og det forutsetter at klubben har tilgang. Det er til og med bekymring for den geografiske plasseringen av hvor data lagres.
“Utfordringene med å bruke WhatsApp som et administrasjonsverktøy for sport er åpenbare, så den grunnleggende meldingen må være at selv om WhatsApp kan være et flott direktemeldingsverktøy, er disse plattformene ikke egnet for breddeidrettsklubber og -lag. Du må bruke en dedikert kommunikasjonsplattform, med GDPR-konformitet og sikkerhetsfunksjoner innebygd, og det er der et selskap som Spond kan tilby en ideell løsning.”
Spørsmålet om sporbarhet og tilsyn for breddeidrettslag og grupper er selvsagt ikke noe nytt, men med mer og mer fokus på ivaretakelse og velvære for medlemmer, spesielt de under 18 år, sammen med den økende spredningen av meldingsverktøy de siste årene, har problemstillingen stadig blitt mer fremtredende. Mens noen klubber har sett etter løsninger for å gjøre meldingsverktøy som WhatsApp kompatible, er sannheten at det er lettere å bytte til en dedikert plattform som, hvis den brukes riktig, vil overvinne de fleste av de potensielle fallgruvene.
De fleste grasrotsportsadministratorer og trenere er frivillige, noe som betyr at de ønsker å bruke mer tid på sporten de elsker, uten å kaste bort verdifull tid på å bekymre seg om at GDPR følges, sikring av rapporter og andre tidige oppgaver. Med en plattform som Spond, som sparer 2,5 timer hver uke for den gjennomsnittlige treneren, kan dette enkelt oppnås, sammen med forsikringen om at alle medlemsinteraksjoner er fullstendig kompatible og transparente.
Du kan laste ned Spond gratis i dag. For å finne ut mer om Spond eller arrangere en gratis demo, besøk www.spond.com.
KILDE Spond